Tukikelpoiset toimet

Voiko hankkeisiin sisältyä pienimuotoisia investointeja?

• Kyllä.
  

Onko hanke pakko toteuttaa sekä Suomen että Venäjän puolella?

• Hankkeen perusideana on oltava rajan ylittävä yhteistyö ja hankkeessa on oltava partnereita rajan molemmilta puolilta. Toiminnan maantieteellisen painotuksen voivat kumppanit päättää itse.
  

Pääpartneri ja partnerit

Voiko yritys toimia hakijana (pääpartnerina)?

• Yritys voi olla hankkeen pääpartneri. On kuitenkin syytä muistaa, ettei ohjelmasta rahoiteta yritystukihankkeita (yhden yrityksen investoinnit, kansainvälistyminen jne), vaan hankkeen tulee olla laajempi kehittämishanke.

Voiko partneri tulla ohjelma-alueen ulkopuolelta/ EU:n ulkopuolelta?

• Kyllä, partnerin maantieteelliselle sijainnille ei ole rajauksia. Hyödyn hankkeesta tulee kuitenkin kohdentua varsinaiselle ohjelma-alueelle ja ohjelma-alueen ulkopuolelta tulevan partnerin tulee tuoda hankkeeseen sellaista osaamista, jota ohjelma-alueelta ei ole saatavissa. Pääpartnerin on oltava varsinaiselta tai rajautuvalta ohjelma-alueelta.

Kuinka monta pääpartneria hankkeessa on?

• Hankkeessa on yksi pääpartneri. Partnereita tulee lisäksi olla vähintään yksi.

Voidaanko vastuuta jakaa partnereiden kesken vai vastaako pääpartneri hankkeesta?

• Pääpartneri ja partnerit voivat yhdessä sopia vastuunjaosta, mutta pääpartneri kantaa vastuun kokonaisuudesta hallintoviranomaisen suuntaan.

Voidaanko alihankkijat nimetä jo hankesuunnitelmaan?

• Alihankkijat tulee aina kilpailuttaa (mikäli hankinta ylittää kynnysarvon). Toteuttavat organisaatot voivat halutessaan hyödyntää voimassaolevia kilpailutettuja sopimuksia hanketta toteutettaessaan, jolloin on periaatteessa mahdollista, että alihankkija on tiedossa jo hankesuunnitelmavaiheessa. Alihankkijan nimeäminen ei kuitenkaan poista kilpailuttamisvelvoitetta. Partnereita sen sijaan ei tarvitse kilpailuttaa, sillä nämä eivät saa taloudellista voittoa hankkeesta - partnerit toimivat hankkeissa aina nettokustannusperiaatteella. Partnerit on nimettävä hankesuunnitelmaan. 
  

Voiko sama toimija osallistua useisiin hankkeisiin samalla hakukierroksella?

• Kyllä. Sama organisaatio voi toimia sekä partnerina että pääpartnerina useammassakin eri hankkeessa. 

Voiko venäläinen järjestö toimia pääpartnerina?

• Kyllä, mikäli se täyttää tukikelpoisuusvaatimukset (ks. hakukierroksen ohjeistuksen toinen luku) ja sillä on riittävät resurssit pääpartnerina toimimiseen.

Pääpartneri on vastuussa partnereiden tiedoista (esimerkiksi Guidelines s. 10, kohdat a-f). Kuinka ja missä vaiheessa pääpartneri varmistaa nämä tiedot?

• Hakukierroksen toisessa vaiheessa hakemuksen liitteenä toimitetaan pääpartnerin ja partnereiden väliset yhteistyösitoumukset (Partnership statement), jossa partneri allekirjoituksellaan vakuuttaa myös tukikelpoisuutensa. Tämä ei kuitenkaan poista pääpartnerin kokonaisvastuuta hankekokonaisuudesta ja mikäli yksi partneri osoittautuu tukikelvottomaksi, hylätään koko hanke. Erityisiä toimintatapoja siihen kuinka pääpartneri voi varmistua partnereidensa tiedoista ei hallintoviranomaisella ole esittää.
  

Kustannukset

Onko suositusta budjetin allokoinnista suomalaisten ja venäläisten partnereiden kesken?

• Ohjelman tasolta ei ole määritelty minkäänlaisia prosentti- tai muita osuuksia kustannusten jakamisen suhteen sen enempää alueiden kuin yksittäisten partnereiden välillä. Kustannukset jaetaan tarkoituksenmukaisuuden mukaan siten, että ne vastaavat hankkeessa toteutettavia toimenpiteitä.

Voivatko assosiaateille maksettavat matkakulut sisältää myös majoitus- ja päivärahakuluja?

• Kyllä.

Kuka maksaa Venäjän ja Suomen kansallisen rahoituksen pääpartnerille?

• Ohjelman kautta hankkeelle kohdentuva tuki maksetaan kokonaisuudessaan Pohjois-Pohjanmaan liiton kautta.
  

Voivatko yliopistot tai tutkimuslaitokset käyttää vakituisen henkilöstön työpanosta hankkeen omarahoituksena?

• Hankkeeseen osallistuvan organisaation vakituisen henkilökunnan työpanosta voidaan käyttää hankkeen omarahoituksena, jos ko. henkilö on osoitettu työskentelemään hankkeessa. Kunkin organisaation tulee omalla tahollaan varmistaa se, että heillä on organisaation näkökulmasta mahdollista ja luvallista käyttää työpanosta hankkeeseen.

Paljonko hankkeeseen on osoitettava omarahoitusta?

• Omarahoitusta on osoitettava 10 % hankkeen kokonaiskustannuksista.

Voidaanko omarahoitus osoittaa luontaissuorituksina vai onko sen oltava rahaa?

• Omarahoitus on osoitettava rahana. Rahaksi katsotaan hankkeeseen osoitetun henkilöstön palkkakustannukset.

Minkälaisia sopimuksen toteuttamiseen liittyviä kustannuksia hankkeen budjetissa tulee huomioida?

• Hankkeen toimenpiteistä aiheutuvien kustannusten lisäksi tulee varautua hankkeen hallinnoinnista aiheutuviin kustannuksiin, esimerkiksi tilintarkastuskuluihin. Matkakuluissa tulee huomioida osallistuminen hallintoviranomaisen järjestämiin teemoittaisiin infotilaisuuksiin (hankkeiden käynnistyessä ja päättyessä sekä vuosittain hankkeen toteutusaikana). Tilaisuuksiin osallistuvat pääpartnerin lisäksi keskeiset partnerit.

Mikä on tukitaso investointihankkeessa?

• Tukitaso ei vaihtele hanketyypin mukaan, vaan on kaikissa hankkeissa enintään 90 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista.
  

Onko jokaisen partneriin osoitettava hankkeeseen yhtä paljon omarahoitusta?

• Ei. Omarahoitusosuuden minimivaatimus on 10 % ja pääpartneri partnereineen voi vapaasti päättää kuinka summa kerätään.
  

Hakemuksen jättäminen

Laaditaanko hankeaihio englanniksi?

• Kyllä, sekä hankeaihio että täydellinen hakemus laaditaan englanniksi.

Mitkä hakemuksen kohdat hankeaihiota laadittaessa tulee täyttää?

• Hankeaihiota laadittaessa tulee täyttää Emoksessa oleva lomake kokonaisuudessaan. Täydellinen hakemus avautuu täytettäväksi vasta hakukierroksen toisessa vaiheessa.
  

Kuka allekirjoittaa hankeaihion?

• Hankeaihion - samoin kuin täydellisenkin hakemuksen - allekirjoittaa henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus organisaatiossa, joka toimii hankkeen pääpartnerina. Hankeaihioon ei tarvitse liittää allekirjoitettuja sitoutumuksia partnereilta.
  

Missä muodossa budjetti tulee toimittaa?

• Hakukierroksen ensimmäisessä vaiheessa budjetin osalta ilmoitetaan ainoastaan kokonaissumma ja haettu tuki. Hakukierroksen toisessa vaiheessa budjetti eritellään tarkemmin kustannusluokittain.

Kuinka kauan hallintoviranomainen odottaa paperiversion saapumista hakukierroksen päättymisen jälkeen (oletuksena, että hakemus on lähetetty ajoissa)?

• Tarkkaa päivämäärää ei ole olemassa, mutta valintakomitealla tulisi olla käytettävissä täydellinen hankeaineisto eikä hakukierroksen toiselle kierrokselle voida kutsua hankkeita, joiden tukikelpoisuus on epäselvä.
  

Hankkeen toteuttaminen

Voiko hankkeen toteuttamisen aloittaa Suomen puolella vaikka Venäjä ei ratifioisi rahoitussopimusta?

• Ei, toteutettavien hankkeiden kustannukset ovat tukikelpoisia vasta siitä alkaen, kun pääpartneri ja hallintoviranomainen ovat allekirjoittaneet keskinäinen sopimuksensa. Hallintoviranomainen ei voi solmia sopimuksia ennen kuin Venäjä on ratifioinut ohjelman rahoitussopimuksen.

Löytyykö ohjelman hyväksymiä tilintarkastajia Karjalan tasavallasta?

• Hyväksyttyjen tilintarkastajien löytäminen voi aiheuttaa ongelmia. Tässä vaiheessa emme valitettavasti voi antaa yksiselitteistä vastausta siihen kuinka tilintarkastukset Karjalan puolella käytännössä kannattaa järjestää. Asiaa selvitetään  edelleen.

Kuinka usein hankkeesta raportoidaan?

• Sisällöllinen raportti jätetään aina yhtä aikaa maksupyynnön kanssa. Alustava aikataulu maksupyyntöjen jättämiseen määritellään hankesopimuksessa pääperiaatteen ollessa se, että maksua haetaan kun tietty osuus edellisestä maksuerästä on käytetty. 

Milloin hankesopimukset solmitaan?

• Seurantakomitea vahvistaa rahoitettavat hankkeet kokouksessaan 23.-24.6.10. Hankekohtaisten sopimusten työstäminen aloitetaan kokouksen jälkeen. 

Onko hankkeen kestolle minimiaikaa?

• Ei. Hankkeen maksimikesto on 36 kuukautta.